1. Gala Dinner là gì?

Gala Dinner là một buổi tiệc được tổ chức vào buổi tối, trong chương trình sẽ có các hoạt động văn nghệ, các hoạt động tương tác giữa công ty tổ chức và khách  mời…

  Gala Dinner là sự kiện thường niên của các doanh nghiệp (Ảnh: PYS Travel)

Gala Dinner thường được tổ chức nhân những dịp đặc biệt của doanh nghiệp như các buổi ăn mừng, liên hoan, khen thưởng nội bộ hoặc tri ân khách hàng, cảm ơn đối tác. Hoặc tổ chức vào các dịp cuối năm để tổng kết hoạt động của năm. Ngoài ra, cũng có thể được lồng ghép và kết hợp tổ chức trong các chuyến du lịch và chương trình team building gắn kết nội bộ doanh nghiệp.

2. Tại sao cần tổ chức Gala Dinner?

Mặc dù đêm tiệc gala chỉ diễn ra trong một buổi nhưng nó mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp có thể kể đến như:

2.1. Giúp tạo động lực làm việc cho nhân viên

Ông cha ta có câu “trăm đồng tiền công không bằng một đồng tiền thưởng”. Chính vì thế việc trao thưởng để tạo thêm động lực, tiếp thêm năng lượng làm việc cho nhân viên là điều mà mọi doanh nghiệp cần làm. Và đêm tiệc gala chính là một chương trình để công ty có thể vinh danh hay trao thưởng cho các cá nhân và tập thể xuất sắc trong công ty.

Những bữa tiệc thường niên sẽ tạo động lực cho nhân viên (Ảnh: PYS Travel)

Nếu doanh nghiệp bạn chưa làm điều này thì có thể thử áp dụng ngay nhé, PYS Travel tin rằng nó sẽ mang lại những kết quả bất ngờ cho doanh nghiệp của bạn.

2.2. Giúp công ty xây dựng được mối quan hệ với khách hàng và đối tác

Khách hàng thân thiết và đối tác lâu năm chính là những người đồng hành cùng với sự tồn tại và phát triển của công ty. Do đó, việc bạn quan tâm hay chú trọng thời gian để chăm sóc nhóm đối tượng này là vô cùng cần thiết.

(Ảnh: PYS Travel)

Một đêm tiệc gala cùng những lời phát biểu tri ân vô cùng ý nghĩa hay những khoảnh khắc tặng những phần quà cảm ơn chắc chắn sẽ chạm được tới cảm xúc của khách mời. 

2.3. Giúp quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp 

Khi doanh nghiệp muốn truyền tải một thông điệp nào đến khách hàng để làm rõ hình ảnh thương hiệu của công ty trong mắt khách hàng, đối tác, xã hội…thì buổi tiệc Gala Dinner sẽ giúp doanh nghiệp làm được điều đó.

Hình ảnh của bữa tiệc sẽ giúp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp (Ảnh: PYS Travel)

3. Những điều tạo nên một Gala Dinner hấp dẫn

3.1. Chủ Đề Sự Kiện Sáng Tạo

Ý tưởng tổ chức và chủ đề chương trình chính là linh hồn của buổi tiệc. Một chủ đề độc đáo, mới mẻ kết hợp với một ý tưởng hay, sáng tạo sẽ càng thu hút nhiều người tham dự và tạo sự mới lạ, hấp dẫn của chương trình.

Chù đề Gala Dinner quyết định rất nhiều đến sự thành công của bữa tiệc (Ảnh: PYS Travel)

Thông thường tại mỗi một thời điểm sẽ có những xu hướng tổ chức khác nhau. Do đó, bạn cần phải linh hoạt trong việc nắm bắt xu hướng để áp dụng vào chương trình của mình. Ngoài ra nên tham khảo ý kiến của nhiều người để có những ý tưởng, đề xuất tốt nhất.

Sau khi xác định được hướng đi cho chương trình, bạn sẽ xây dựng kế hoạch chi tiết theo chủ đề, ý tưởng đó. Việc này giúp việc triển khai các thiết kế, trang trí sự kiện, xây dựng kịch bản chi tiết trở nên đồng nhất và dễ dàng thực hiện hơn.

3.2. Trải Nghiệm Giải Thưởng Bất Ngờ

Phần thưởng trong Gala Dinner là một phần quan trọng của sự kiện, giúp tạo thêm hứng thú và sự phấn khích cho khách mời. Phần thưởng có thể được trao cho các cá nhân hoặc nhóm có thành tích xuất sắc trong một lĩnh vực cụ thể.

Đó có thể là giải thưởng vật chất bao gồm các sản phẩm, dịch vụ hoặc trải nghiệm. Ví dụ, bạn có thể trao tặng các sản phẩm công nghệ, các voucher du lịch, hoặc các suất tham gia sự kiện thể thao.

(Ảnh: PYS Travel)

Hay giải thưởng tinh thần bao gồm các lời khen ngợi, các bằng khen hoặc các danh hiệu. Ví dụ, bạn có thể trao tặng bằng khen cho nhân viên có thành tích xuất sắc, hoặc trao tặng danh hiệu "Nhân viên xuất sắc nhất năm".

(Ảnh: PYS Travel)

3.3. Chương Trình Biểu Diễn Ấn Tượng

Khi tổ chức Gala Dinner, việc chọn các tiết mục là một phần quan trọng để tạo nên thành công của sự kiện. Các tiết mục cần phù hợp với mục tiêu, đối tượng khách mời và ngân sách của bạn.

Đối với mục tiêu của sự kiện, nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện tri ân khách hàng, bạn có thể lựa chọn các tiết mục mang tính giải trí và thư giãn. Nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện để giới thiệu sản phẩm mới, bạn có thể lựa chọn các tiết mục mang tính trình diễn và thuyết minh.

Các chương trình biểu diễn làm tăng sự phấn khích của người tham gia (Ảnh: PYS Travel)

Đối với đối tượng khách mời, bạn cần lựa chọn các tiết mục phù hợp với sở thích và lứa tuổi của họ. Nếu khách mời của bạn là những người lớn tuổi, bạn có thể lựa chọn các tiết mục mang tính truyền thống và lịch sự. Nếu khách mời của bạn là những người trẻ tuổi, bạn có thể lựa chọn các tiết mục mang tính hiện đại và sôi động.

3.4. Trang Trí Sự Kiện Chỉn Chu

Trang trí địa điểm là một việc quan trọng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng trước ngày tổ chức sự kiện. Khi lên ý tưởng cho việc trang trí, hãy cố gắng bám sát theo mục đích cũng như mục tiêu của sự kiện mà bạn đã đề ra từ đầu. Hãy đảm bảo các yếu tố trang trí được kết hợp hài hòa, đẹp mắt và không quá lố. 

(Ảnh: PYS Travel)

Nếu không thể tự mình làm được công việc này, hãy giao chúng cho những nhân viên chuyên thiết kế sự kiện tới từ các công ty tổ chức sự kiện. Họ sẽ sẵn sàng giúp bạn từ bước thiết kế backdrop chương trình, chọn tông màu chủ đạo cho chương trình cũng như bài trí cảnh quan, sắp xếp bàn ghế,… Một không gian được trang trí hài hòa sẽ góp phần tạo sự thoải mái cũng như ấn tượng lâu dài tới từ phía khách tham gia sự kiện.

3.5. MC hài hước, chuyên nghiệp

MC là một nhân tố quan trọng trong Gala Dinner, giúp dẫn dắt chương trình và tạo không khí vui tươi, sôi động cho sự kiện. Một MC chuyên nghiệp cần có giọng nói truyền cảm, kiến thức và sự hiểu biết, khả năng ứng biến kịp thời,...

Một MC chuyên nghiệp là điều cần thiết của bất cứ sự kiện nào (Ảnh: PYS Travel)

Một MC giỏi có thể giúp Gala Dinner trở nên thành công và ấn tượng. Do đó, việc lựa chọn MC là một việc quan trọng mà bạn cần lưu ý khi tổ chức Gala Dinner.

3.6. Trò chơi Tương Tác và Gắn Kết

Để chương trình Gala Dinner hấp dẫn, thú vị tạo điểm nhấn thì những hoạt động trò chơi Gala Dinner cần phải quan tâm kỹ càng. Hãy lựa chọn những trò chơi sáng tạo, cuốn hút phù hợp với tính chất của chương trình cũng như độ tuổi và đối tượng khách tham gia chương trình. Trò chơi này không chỉ thay đổi không khí mà còn gắn kết toàn thể nhân viên của doanh nghiệp lại với nhau. 

(Ảnh: PYS Travel)

Khi lựa chọn trò chơi cho Gala Dinner, bạn cần lưu ý đến thời gian và không gian tổ chức sự kiện. Bạn nên lựa chọn các trò chơi có thời gian chơi vừa phải và không chiếm quá nhiều không gian.

Bạn cũng cần chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho các trò chơi. Bạn nên kiểm tra kỹ các vật dụng trước khi bắt đầu trò chơi để đảm bảo an toàn cho khách mời.

Các lưu ý quan trọng khi tổ chức trò chơi trong Gala Dinner 

- Không nên sử dụng các trò chơi nhạy cảm, thô tục
- Các trò chơi trong Gala Dinner cần ít vật dụng chuẩn bị
- Không gian tổ chức phù hợp với tính chất của trò chơi
- Người quản trò phải nắm kỹ về luật chơi khi tổ chức, tránh tình trạng bị bể trò chơi do luật.
- Trò chơi thuận tiện cho trang phục của người tham dự tiệc

3.7. Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một yếu tố quan trọng nữa mà bạn cần lưu ý đó chính là đơn vị tổ chức. Để có thể yên tâm gửi gắm toàn bộ chương trình, bạn cần tìm cho mình một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, uy tín. Hiện nay có rất nhiều công ty sự kiện cung cấp dịch vụ tổ chức các chương trình Gala Dinner.

(Ảnh: PYS Travel)

Để chọn một đơn vị tốt cần quan tâm đến:

- Kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực

- Quy mô đơn vị

- Hồ sơ năng lực của công ty/ đơn vị đó

- Các chương trình mà đơn vị đó đã tổ chức

- Các đối tác, khách hàng thân thiết của đơn vị đó là ai

4. Những điều cần lưu ý khi tổ chức Gala Dinner

Dù tổ chức ở bất kỳ hình thức nào thì Gala Dinner cùng đều hướng đến những mục đích và ý nghĩa nhất định. Do đó, để tổ chức được một buổi tiệc Gala Dinner thành công, mang đến nhiều lợi ích và giá trị tốt đẹp cho doanh nghiệp. Bạn cần phải lưu ý những việc như sau:

- Xây dựng kịch bản và kế hoạch một cách chi tiết, cẩn thận và đầy đủ các hạng mục.
- Trao đổi cẩn thận, rõ ràng với MC phụ trách để đảm bảo chương trình đi đúng hướng và Mc truyền tải được hết những thông điệp, ý nghĩa của buổi tiệc.
- Chuẩn bị và kiểm tra kỹ càng các trang thiết bị sử dụng trong chương trình như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn led, banner, backdrop,…
- Sắp xếp và phân công công việc, trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân.
- Nên tổng duyệt trước chương trình và lên phương án dự phòng phòng trừ trường hợp bất khả kháng hoặc những sự cố xảy ra bất ngờ.

(Ảnh: PYS Travel)

Một quy trình tổ chức Gala Dinner chi tiết, chuyên nghiệp sẽ góp phần thành công cao nhất cho sự kiện. Hy vọng với những chia sẻ trên, PYS Travel sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong quá trình tổ chức sự kiện. Nếu còn bất cứ vấn đề gì cần thắc mắc, hay cần đơn vị tổ chức sự kiện nào uy tín thì đừng ngần ngại liên hệ ngay tới PYS Travel nhé! Chúng tôi chắc chắn sẽ giúp bạn đơn giản hóa, hiệu quả hoàn hảo mọi quy trình sự kiện!

Tham khảo địa điểm tổ chức Gala Dinner lý tưởng quá gợi ý của PYS Travel nhé

Chùm Tour resort gần Hà Nội

 

PYS Travel luôn tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ về tác phẩm nhiếp ảnh, ảnh chụp của các cá nhân và tổ chức. Chúng tôi luôn cố gắng nỗ lực liên hệ với tất cả các tác giả có ảnh được sử dụng để xin sự cho phép sử dụng ảnh. Nếu có sự sơ xuất hay thiếu sót nào, chúng tôi xin được gửi lời xin lỗi tới các tác giả, chủ sở hữu hình ảnh. Các anh/chị cũng vui lòng gửi phản hồi lại cho PYS Travel: //dalphon.com/ban-quyen-hinh-anh